För att säkerställa ansvarsfullt hanterande av personuppgifter i vår verksamhet har vi antagit en personuppgiftspolicy för vår verksamhet. Den publiceras nedan.

Our Privacy Policy of Preschool Vasa Neon is also avaliable in English. The English version can be accessed by pressing Privacy policy Vasa Neon (a Word file is opened).

Personuppgiftspolicy för Förskolan Vasa Neon

Allmänt

Förskolan Vasa Neon drivs av Föräldrakooperativet Vasa Neon ekonomisk förening och ligger i Johanneberg, Göteborg. I vår verksamhet behöver vi i olika situationer behandla personuppgifter om barnen i vår verksamhet, deras vårdnadshavare, våra medarbetare, anställda hos leverantörer, myndighetspersoner och andra personer som kommer i kontakt med vår förskola.

Förskolan värnar om den personliga integriteten för de personer vars uppgifter vi behandlar och följer alla relevanta lagar, så som EU:s dataskyddsförordning (GDPR), svensk stödlagstiftning på personuppgiftsområdet och annan relevant lagstiftning så som Skollagen. Med den här policyn vill vi beskriva personuppgiftsbehandlingen i vår verksamhet så att du ska kunna känna dig trygg med hur vi hanterar personuppgifter.

Vilka uppgifter omfattas av vår personuppgiftspolicy?

Vår personuppgiftspolicy omfattar alla personuppgifter som vi samlar in eller som lämnas till oss, oavsett om det sker elektroniskt (mejl, hemsida, SMS, etc.) eller på annat sätt (exempelvis genom samtal eller på papper).

Hur samlar vi in personuppgifter?

Vår insamling av personuppgifter kan delas in i tre kategorier

• Uppgifter du själv lämnar vid kontakt med oss
• Uppgifter som vi samlar in i samband med barnets tid på förskolan
• Uppgifter från andra källor, till exempel Göteborgs Kommun

När behandlar vi dina personuppgifter?

Vi följer principen om att inte samla in och behandla mer uppgifter än vad vi behöver för vår verksamhet och vi avslutar behandlingen av personuppgifter och raderar dessa när de inte längre behövs.

Barn, vårdnadshavare och andra anhöriga

Förskolan Vasa Neon behandlar personuppgifter för barn och vårdnadshavare i samband med ansökan och placering av barnet vid förskolan, under den tid då barnet är inskrivet på förskolan och i samband med att barnet slutar på förskolan. Vi kan också komma att behandla personuppgifter under en tid efter att barnet slutat.

Om barnet har andra anhöriga eller kontaktpersoner som kommer i kontakt med förskolan (exempelvis hämtar eller lämnar barnet) eller som omnämns av barnet eller barnets anhöriga i samband med vår verksamhet kan vi komma att behandla personuppgifter om dem.

Medarbetare och arbetssökande

Om du är medarbetare (såväl fast anställd som tillfälligt) eller arbetssökande kommer vi att hantera dina personuppgifter för att administrera anställningen (inkluderande löner, sjukskrivning, rapportering till myndigheter, etc.), för organisering av bemanningen, utveckling av dig som anställd och/eller för att behandla din ansökan.

Styrelse

För de vårdnadshavare som innehar eller har haft en styrelsepost behandlas ytterligare personuppgifter än de uppgifter vi behandlar för personen så som vårdnadshavare. De uppgifter som behandlas är de uppgifter som behövs för att genomföra styrelsearbetet (så som kallande till och deltagande vid möten, hantering av arbetsuppgifter, omfattande e-postkorrespondens med berörda kontaktpersoner utifrån den post aktuell styrelsemedlem har, uppgifter till Bolagsverket, etc.).

Övriga

Om du kontaktat oss i något annat ärende, till exempel för att få information om vår verksamhet eller vår pedagogik, i ett myndighetsärende eller om du är leverantör, kan vi behöva behandla dina personuppgifter i samband med vår hantering av sådant ärende.

Vilka personuppgifter behandlar vi om dig?

Barn

För de barn som är elever på förskolan samlar vi in och behandlar uppgifter om namn, personnummer, adress, barnets vistelsetider, familjeförhållanden, eventuella allergier och hälsouppgifter som anges på blanketten “Hälsokort”. Vi för även löpande skriftlig dokumentation om barnets utveckling och situation på förskolan och sådant som framkommer i dialog med anhöriga och kan ha betydelse för barnets vistelse på förskolan. I de fall det är relevant behandlas barnets personuppgifter vid ansökan om riktade bidrag (så kallade tilläggsbidrag) samt vid eventuella incidentrapporter. Vi kan också få information om familjeförhållanden eller liknande uppgifter från Göteborgs Kommun eller andra myndigheter.

Vi kan ta bilder på vardagliga situationer på förskolan i syfte att användas för dokumentation eller vid marknadsföring av förskolan. Vårdnadshavare får vid barnets inskolning ta ställning till om bilder får tas på barnet samt intern publicering av bilder av barnet. Marknadsföring med bilder på barn görs endast efter särskilt samtycke till sådan användning från vårdnadshavare.

I vissa fall kan vi behandla känslig information, som till exempel information om hälsa, avseende barnet eller vårdnadshavare. Det är helt frivilligt att som vårdnadshavare lämna sådan information, vi samlar inte in information från någon annan källa än de som angivits ovan. Kommer det till vår kännedom att ett barn lever under förhållanden som personalen har en skyldighet att rapportera till sociala myndigheter, vilket kan inkludera uppgifter bland annat om hälsa, är det dock nödvändigt att personalen behandlar sådana uppgifter för att kunna uppfylla sina skyldigheter i det avseendet.

Vårdnadshavare och andra anhöriga

För dig som är vårdnadshavare behandlar vi uppgifter om personnummer, namn, adress, telefonnummer, mejladress, familjeförhållanden, sysselsättning samt inkomstuppgifter. Om tillsynsmyndigheter ställer frågor, exempelvis kommunen, kan det också förekomma att de lämnar uppgifter om vårdnadshavare till oss. Vi kan också behandla andra uppgifter som du själv valt att lämna och som är av betydelse för barnet under tiden på förskolan.

För anhöriga och andra kontaktpersoner till ett barn behandlar vi namn och relation till barnet samt de kontaktuppgifter vårdnadshavare valt att ge till oss.

Barn placerade i kö samt deras vårdnadshavare

För barn och deras vårdnadshavare som står i kö för placering hos Förskolan Vasa Neon behandlas endast följande personuppgifter utifrån de uppgifter vårdnadshavaren lämnat i samband med ansökan; namn, födelsedatum, e-postadress och telefonnummer till vårdnadshavare, önskat startdatum samt eventuell ytterligare information som lämnats i samband med ansökan.

Medarbetare

För dig som är anställd av Förskolan Vasa Neon som personal genom fast anställning eller vikariat behandlas följande personuppgifter; namn, personnummer, adress, telefonnummer, anhörig att kontakta vid krissituation om sådan uppgivits av den anställde, kontonummer, information som lämnas vid utvecklingssamtal, uppgifter om hälsa i syfte att hantera sjukskrivningar samt annan information som är nödvändig för att kunna administrera anställningen och uppfylla förskolans skyldigheter så som arbetsgivare. Vi hämtar normalt information endast från dig, men kan även behöva inhämta information från myndigheter för att hantera lagstadgade arbetsgivaransvar. Vi samlar även in utdrag ur belastningsregister från den anställde innan du påbörjar din anställning hos oss. Vidare används och samlas personuppgifter in i det löpande arbetet i den utsträckning det behövs för att lägga scheman, informera vårdnadshavare om personalgruppens sammansättning, utveckling av medarbetare och i löpande mötesdokumentation vid personalsammankomster och liknande.

Arbetssökande

För dig som är arbetssökande behandlar vi endast sådana uppgifter du uppgivit till oss i samband med ansökan och intervjuer samt sådana uppgifter som kan framkomma vid kontaktande av de referenspersoner som du själv angivit.

Styrelsemedlemmar

Namn, e-post, telefonnummer, personnummer, adress samt andra uppgifter som lämnas av styrelsemedlemmen själv i samband med styrelsearbetet.

Leverantörer och övriga aktörer

För övriga behandlar vi endast namn och kontaktuppgifter samt eventuella uppgifter du själv angivit och önskat att vi ska behandla av någon anledning.

En mer detaljerad lista över de behandlingar av personuppgifter som förskolan utför finns listade i den “Personuppgiftsförteckning” som förskolan för (denna kan nås på medlemsdelen av hemsidan av de som har tillgång).

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Barn, vårdnadshavare och andra anhöriga

Vi behandlar personuppgifter för den administration vi behöver göra avseende barnets placering på förskolan. Detta omfattar administration kring ansökan, placering, planering, rapportering enligt lagkrav/regler från berörda myndigheter, information, utvecklingssamtal, föräldramöten, föräldraaktiviteter samt löpande kontakter mellan vårdnadshavare och pedagoger.

Vi behandlar också uppgifter inom den pedagogiska verksamheten. Det kan vara uppgifter om utveckling och måluppfyllelse enligt förskolans läroplan. Detta gör vi som en del av den dokumentation som vi enligt lag behöver föra kring varje barn. Dokumentationen använder vi också för att kunna följa upp de pedagogiska momenten som beskrivs i läroplanen. Vi dokumenterar även barnens utveckling och trivsel som ett led i det systematiska kvalitetsarbete vi är ålagda att utföra enligt Skollagen. I de fall klagomål eller incidenter förekommer behandlar vi de uppgifter som lämnas i samband med klagomålet samt de uppgifter vi behöver för att utreda och åtgärda situationen som föranlett klagomålet eller incidenten. Som stöd för vår dokumentation av utveckling och måluppfyllelse använder sig förskolan av den digitala plattformen Tyra där vårdnadshavare kan följa dokumentation som rör det enskilda barnet samt hela gruppen. Vårdnadshavare har möjlighet att neka att barnet fotograferas samt dokumenteras i Tyra, detta görs på blanketten om fotografering.

Om barn eller vårdnadshavare har särskilda behov kan vi behandla personuppgifter som berör detta behov i syfte att säkerställa att barnet har en trygg, utvecklande och positiv tid på förskolan. Det kan handla om behov av särskilt stöd eller pedagogiska insatser, allergier, andra hälsoproblem, tolkbehov m.m..

För att säkerställa att vi har en god verksamhet följer vi kontinuerligt upp vår verksamhet. Vi kan då i vissa fall använda personuppgifter för vår interna statistik och uppföljning. Vi behöver också rapportera personuppgifter till olika myndigheter, som till exempel rapportera till Göteborgs Kommun om barnets vistelsetider. Olika myndigheter, som barnets hemkommun och Skolverket, följer också kontinuerligt upp vår verksamhet genom olika former av tillsyn och samlar då in uppgifter från förskolan för att kunna genomföra sin tillsyn.

Vi behandlar personuppgifter om andra anhöriga eller kontaktpersoner av säkerhetsskäl då någon annan än vårdnadshavaren ska hämta barnet, eller för kontakt vid de tillfällen då dessa personer, enligt överenskommelse med vårdnadshavaren, ska kontaktas.

Vi är stolta över vår verksamhet och vill gärna att fler barn får möjlighet att gå på vår förskola. Därför kan vi ibland vilja använda personuppgifter, framför allt i form av bilder från verksamheten, för information och marknadsföring. Det gör vi dock aldrig utan skriftligt samtycke från barnets vårdnadshavare eller från den person vars personuppgifter vi vill använda. Självklart kan samtycket närsomhelst dras tillbaka.

Laglig grund för behandlingen skiljer sig alltså åt enligt ovan och kan avse lagkrav, samtycke eller intresseavvägningar.

Medarbetare och arbetssökande

Vi behandlar våra medarbetares personuppgifter i syfte att; administrera anställningen (exempelvis för att kunna betala ut löner samt för att ha en kontaktperson i händelse av olycka eller sjukdom), utveckla medarbetaren (exempelvis genom utvecklingssamtal och utbildningar) samt för att kunna bedriva vår verksamhet, exempelvis lägga schema, ge information till vårdnadshavare om personalgruppen, meddela en leverantör vem som ska ta emot varor, etc.

Arbetssökandes uppgifter behandlas i syfte att utreda om personen är aktuell för en anställning på förskolan.

Laglig grund för behandlingen skiljer sig åt och kan avse lagkrav, samtycke eller intresseavvägningar.

Styrelse

Syftet med denna behandling är att kunna genomföra styrning av verksamheten på ett effektivt och långsiktigt sätt, men också att delta aktivt i drivandet av verksamheten inom våra olika ansvarsområden, så som hantering av personalfrågor, organisering av föräldraansvar och ansvarig för ekonomifrågor. Laglig grund för behandling är främst intresseavvägning, medan vissa behandlingar sker på grund av lagkrav.

Laglig grund för behandlingen skiljer sig åt och kan avse lagkrav, samtycke eller intresseavvägningar.

Övriga

Vi behandlar övriga kategoriers personuppgifter i syfte att hantera de ärenden som förskolan har gemensamma med sådan övrig person.

Laglig grund för behandlingen skiljer sig åt och kan avse lagkrav, samtycke eller intresseavvägningar.

Vem delar vi dina personuppgifter med?

Barn, vårdnadshavare och andra anhöriga

Vi lämnar ut personuppgifter till myndigheter för att kunna fullgöra sådana skyldigheter som vi har enligt lag, så som uppgifter till Statistiska Centralbyrån. Vi lämnar också ut personuppgifter till barnets hemkommun i enlighet med de regler som gäller för barnets plats för förskolan, till exempel uppgifter om vistelsetid eller ansökningar om särskilt stöd. För barn som står i kö eller nyligen stått i kö kan vi komma att lämna ut kölistan om denna begärs ut från något av de köande barnens hemkommun för kontroll av att förskolan följer kommunens principer för platstilldelning.

Vi lämnar ut uppgifter om barnen i verksamheten till våra medarbetare samt till utomstående i den omfattning som krävs för att kunna bedriva verksamheten, exempelvis information om allergier till vårdnadshavare när de är fredagsfröken i verksamheten eller för tillfället väsentlig hälsoinformation till vikarier. Vi kan även komma att lämna ut uppgifter om visst barn eller vårdnadshavare till de vårdnadshavare som ingår i förskolans styrelse i de fall sådan uppgift behövs för att kunna fatta ett beslut som ska fattas av styrelsen/styrelsemedlem eller för att genomföra en aktivitet som åligger styrelsen, så som planering av inskolningar, ekonomiuppföljning av tilläggsbelopp, planering av föräldraansvar och liknande. Givetvis delas inte sådana uppgifter som omfattas av pedagogernas och övriga vuxnas tystnadsplikt med styrelsen.

Det noteras att förskolan inte lämnar vidare information om barn till ny förskola eller skola. Däremot kan förskolan lämna sådan information till vårdnadshavaren som därefter kan föra sådan information vidare till ny förskola eller skola.

Efter vårdnadshavares godkännande delar vi personuppgifter med tjänsten Tyra.

Föreningen och styrelsen

Föräldraföreningen använder barn och vårdnadshavares personuppgifter i den omfattning som krävs för att kunna driva föreningen och genomföra dess sysslor, så som namn och kontaktuppgifter inför arbetsinsatser och liknande. Styrelsens e-postmeddelanden till samtliga vårdnadshavare skickas genom Gmail, och föreningen har ett utrymme i G-Drive där information om föreningen, så som kontaktlista samt roller lagras.

Personuppgifter för de vårdnadshavare som sitter i styrelsen delas även med Bolagsverket, Göteborgs kommun och liknande i den omfattning som krävs för att uppfylla lagar och lokala regelverk. Inom och till styrelsen kan även information om viss familj/vårdnadshavares betalningsförmåga, status på arbetsmarknad, information om syskon, sjukdom och liknande delas i syfte att kunna genomföra styrelsens uppgifter.

För att kunna skicka ut fakturor delar vi även personuppgifter om barn och vårdnadshavare med det bolag som assisterar Vasa Neon i ekonomifrågor i den omfattning som är nödvändig för att kunna genomföra fakturering samt bokföring för föreningen.

I övrigt lämnas personuppgifter inte ut till utomstående utan skriftligt eller muntligt samtycke. Detta kan till exempel innefatta att godkänna att bilder från förskolans verksamhet används i informations- eller marknadsmaterial.

Medarbetare

Vi lämnar ut personuppgifter till myndigheter för att kunna fullgöra sådana skyldigheter som vi har enligt lag, så som uppgifter till Statistiska Centralbyrån och Försäkringskassan, samt till organisationer vi valt att samarbeta med för att kunna genomföra de ansvar vi har som arbetsgivare, så som redovisningsfirman Ohlinders för att betala ut löner och Folksam för att hantera pensionsinbetalningar.

Vi lämnar även ut dina kontaktuppgifter samt lön till arbetsgivarorganisationen KFO i syfte att administrera vårt medlemskap där.

Vidare lämnar vi ut uppgifter om främst namn och kontaktuppgifter till huvudsakligen vårdnadshavare, barn, leverantörer och andra samarbetspartners i syfte att kunna genomföra vår verksamhet, exempelvis att ge vårdnadshavare möjlighet att ta kontakt och för diskussioner med leverantörer och samarbetspartners.

Övriga

Övriga aktörers personuppgifter förs inte vidare till andra utanför vår organisation utan samtycke.

Hur länge finns personuppgifter kvar?

Vi följer principen om att inte spara personuppgifter längre än nödvändigt. Vi kommer därför bara att behålla dina personuppgifter så länge de behövs för att vi ska kunna uppfylla de syften som finns angivna i denna policy.

Barn, vårdnadshavare och anhöriga

För barn som är inskrivna sparar vi personuppgifter avseende barnet och dess anhöriga under barnets tid på förskolan. I normalfallet raderar vi alla uppgifter om barnet dess sista dag på förskolan, och kommer som längst att spara uppgifter ett år efter att placeringen avslutats, med undantag för sådana uppgifter som vi enligt lag måste behålla, exempelvis för bokföringssyfte eller pågående incidentutredningar.

Barn och deras anhöriga som finns antecknade i vår kö sparas så länge barnet står i kö. Om ni fått erbjudande om en plats sparas uppgifterna maximalt i ett år. Uppgifterna kan raderas även om du inte tackat nej om vårdnadshavaren inte svarat på ett mejl om att kvarstå i kön som skickas ut minst en gång per år.

Medarbetare och arbetssökande

Avseende medarbetare sparar vi personuppgifter avseende dig (och eventuella kontaktuppgifter till anhöriga) under din tid som anställd, och därefter vi behöva spara personuppgifter dig en tid efter att du slutat på förskolan. Vi kommer i normalfallet spara uppgifter som längst ett år efter att anställningen avslutats, med undantag för sådana uppgifter som vi enligt lag måste behålla, exempelvis för bokföringssyfte, pågående incidentutredningar och löneutbetalningar.

Styrelsemedlemmar

Sådana uppgifter som vi behandlar om dig i syfte att driva föreningen sparas under den tid de behövs. Löpande dokumentation raderas när den blir inaktuell. Protokoll från möten ska sparas enligt föreningens stadgar, vilket vi gör i cirka tio år.

Övriga

För övriga personer behandlar vi dina personuppgifter under den tid vi har ett ärende eller en samarbetsrelation/leverantörsrelation och raderar uppgifterna inom tre år efter att sådant ärende/relation upphört.

Säkerhet

Vi följer principen om att inte samla in och behandla mer uppgifter än vad vi behöver i för vår verksamhet och att avsluta behandlingen av personuppgifter och radera dessa när de inte längre behövs. Vi arbetar på ett sätt som säkerställer att alla personuppgifter behandlas med adekvat nivå av säkerhet, genom såväl tekniska som organisatoriska säkerhetsåtgärder. Med hänsyn till den typ av verksamhet vi bedriver har vi bedömt det som adekvat att fokusera främst på organisatoriska säkerhetsåtgärder för att säkerställa att uppgifter sprids endast till en sådan krets som har behov av uppgifterna, och arbetar kring tekniska lösningar med välkända IT-leverantörer för att kunna ta del av de senaste tekniska säkerhetslösningarna utan att kostnaderna blir allt för stora.

Fysiska dokument som innehåller personuppgifter eller av annan anledning är känsliga förstörs i dokumentförstörare innan de slängs på förskolan.

Det innebär alltid en risk att lämna ut personuppgifter över Internet eller via e-post. Inga tekniksystem är helt skyddade för intrång. Vi uppmanar därför dig som vill ta kontakt med oss att endast lämna känsliga personuppgifter vid personlig kontakt med förskolan. Detta för att både säkerställa att någon obehörig kan komma åt, förvanska eller förstöra uppgifterna och för att säkert kunna identifiera den som lämnar uppgifterna.

Vilka rättigheter har du?

Du har rätt att få information om vilka personuppgifter om dig som behandlas av Förskolan Vasa Neon. Är du intresserad av detta behöver du begära ut vilka uppgifter vi behandlar om dig skriftligen till förskolan (för kontaktuppgifter, se nedan).

Om du anser att en uppgift om dig är felaktig eller missvisande, eller om du vill att uppgiften ska raderas, kan du vända dig till oss och skriftligen begära ändring eller radering.

För uppgifter där du lämnat skriftlig samtycke till vår personuppgiftsbehandling kan du självklart närsomhelst återkalla ditt samtycke.

Kontakt

Förskolan Vasa Neon är personuppgiftsansvarig och ansvarar därmed för all behandling av personuppgifter inom vår verksamhet.

Om du har frågor om vår personuppgiftspolicy eller vår personuppgiftsbehandling hittar du oss här:

Förskolan Vasa Neon
Nedstigen 510 BV
41280 Göteborg

Du är också välkommen att mejla oss på styrelsen@vasaneon.se.

Senast uppdaterad: 26 oktober 2018